Como automatizar o pedido de reposicao de estoque com n8n

Controlar estoque é uma coisa. Reagir a ele automaticamente é outra bem diferente. A maioria dos pequenos negócios já sabe quando um produto está acabando, mas o problema real é o passo seguinte: alguém precisa lembrar de montar o pedido, checar quantidade, achar o contato do fornecedor certo e enviar. Esse intervalo entre "o estoque baixou" e "o pedido foi enviado" é onde nascem as rupturas.

Neste artigo vou mostrar como usar o n8n para fechar esse ciclo: quando um item cruza o ponto de reposição, o próprio fluxo monta a ordem de compra e dispara para o fornecedor correto, sem intervenção manual.

O que esse fluxo resolve

A ideia não é só avisar (isso já é o básico de um alerta). É executar a ação: identificar o fornecedor daquele SKU, calcular a quantidade sugerida, gerar o pedido formatado e enviar por e-mail ou WhatsApp. Ao final, registrar que o pedido foi feito para não duplicar.

Os ganhos concretos:

• Fim das rupturas por esquecimento humano
• Pedidos padronizados (sempre com SKU, quantidade e prazo)
• Histórico automático de tudo que foi solicitado
• Menos tempo do dono da empresa gasto em tarefa operacional

Os dados que você precisa organizar antes

Antes de qualquer nó no n8n, garanta uma tabela de produtos com estas colunas — pode ser Google Sheets, Airtable ou seu ERP:

• SKU e nome do produto
• Quantidade atual em estoque
• Ponto de reposição (estoque mínimo)
• Quantidade padrão de pedido (lote de compra)
• ID ou nome do fornecedor preferencial

E uma segunda tabela de fornecedores com nome, e-mail, WhatsApp e prazo médio de entrega. Essa separação evita repetir o contato do fornecedor em cada linha de produto.

Montando o fluxo no n8n

1. Gatilho por horário

Use o nó Schedule Trigger para rodar uma vez por dia, por exemplo às 8h. Verificar de manhã é suficiente para a maioria dos negócios e evita disparos em duplicidade ao longo do dia.

2. Buscar produtos em nível crítico

Adicione o nó do Google Sheets (ou Postgres/MySQL se usa ERP) para ler a tabela de produtos. Em seguida, um nó IF ou Filter com a condição:

quantidade_atual <= ponto_reposicao

Só os itens que passam nesse filtro seguem no fluxo. Se nada passar, o fluxo termina em silêncio — sem gerar ruído.

3. Agrupar por fornecedor

Aqui está o detalhe que faz a diferença. Em vez de mandar um e-mail por produto, use o nó Aggregate (ou um Code node) para agrupar os itens pelo id_fornecedor. Assim, se três produtos do mesmo fornecedor estão em falta, ele recebe um único pedido com os três itens.

4. Calcular a quantidade e montar o pedido

Um nó Code simples calcula quanto pedir. Uma lógica direta que funciona bem:

qtd_pedido = (ponto_reposicao * 2) - quantidade_atual

ou simplesmente usar a quantidade padrão de lote. Depois, formate o corpo do pedido:

Pedido de reposição — {{data}}

- SKU 1029 | Camiseta P | 40 un
- SKU 1044 | Camiseta M | 60 un

Prazo desejado: 5 dias úteis.

5. Enviar ao fornecedor

Busque o contato na tabela de fornecedores e dispare. Para e-mail, use o nó Gmail/SMTP. Para WhatsApp, conecte via Evolution API ou o provedor que você já usa. O fluxo escolhe o canal conforme o cadastro do fornecedor.

6. Registrar o pedido

Por fim, escreva de volta numa aba "Pedidos enviados" com data, fornecedor e itens. Isso evita reenviar o mesmo pedido no dia seguinte enquanto a mercadoria ainda não chegou — basta um filtro que ignore SKUs com pedido em aberto.

Cuidados que evitam dor de cabeça

• Confirmação humana opcional: para valores altos, insira um nó de aprovação (um botão no WhatsApp do dono) antes do disparo final.
• Trave de duplicidade: sempre cheque pedidos em aberto antes de gerar um novo.
• Comece com um fornecedor: valide o fluxo com um parceiro só, depois escale para todos.

Com esse fluxo rodando, o estoque deixa de depender da memória de alguém. O sistema observa, decide e age — e você só entra quando realmente precisa aprovar.

Se quiser montar essa automação sob medida para o seu ERP e seus fornecedores, a GRS Automações pode ajudar a desenhar e implementar o fluxo completo. Fale com a gente quando fizer sentido para o seu negócio.